Vanaf 1 januari 2026 treedt er een belangrijke verandering in werking voor Belgische btw-plichtige ondernemingen: elektronische facturatie wordt verplicht voor bijna alle B2B-transacties. Deze maatregel heeft als doel de facturatieprocessen in België te moderniseren, administratieve lasten te verminderen en de btw-controle te versterken. Maar wat betekent dit concreet? Welke stappen moet u ondernemen? En zijn er uitzonderingen op de regel?
Wat is gestructureerde elektronische facturatie?
Er wordt een gestructureerde e-facturatie ingevoerd. Dit houdt in dat facturen elektronisch worden opgesteld, verzonden én ontvangen in een standaardformaat, zoals UBL (Universal Business Language). Dit formaat laat toe dat facturen automatisch verwerkt kunnen worden door boekhoudsoftware, zonder manuele tussenkomst. Het gebruik van een eenvoudige PDF via e-mail zal niet meer mogelijk zijn, aangezien dit— hoewel digitaal, niet voldoet aan de structuurvereisten en wordt het niet beschouwd als geldige e-facturatie onder de nieuwe wetgeving.
De voordelen van e-facturatie zijn duidelijk: minder fouten, snellere verwerking, lagere kosten en verhoogde transparantie.
Wie moet verplicht e-factureren vanaf 2026?
De verplichting geldt voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die goederen of diensten leveren aan andere Belgische btw-plichtigen — met andere woorden: voor alle binnenlandse B2B-transacties. Ook vaste inrichtingen van buitenlandse ondernemingen die actief zijn in België vallen onder de nieuwe regelgeving.
Enkele belangrijke uitzonderingen:
Zijn vrijgesteld van de verplichting tot het verzenden van gestructureerde elektronische facturen:
- Failliete BTW plichtige ondernemingen;
- Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België;
- Btw-plichtigen die uitsluitend vrijgestelde activiteiten uitoefenen volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek zijn vrijgesteld van zowel het verzenden als ontvangen van gestructureerde e-facturen.
- Forfaitaire btw-plichtigen zijn voorlopig vrijgesteld, maar dit systeem wordt uiterlijk op 1 januari 2028 stopgezet.
PEPPOL: de standaard voor veilige e-facturatie
Om de uitwisseling van e-facturen in goede banen te leiden, maakt België gebruik van het Europese PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement Online). Dit netwerk biedt een veilige en uniforme infrastructuur voor de verzending en ontvangst van elektronische documenten.
Om als onderneming gebruik te maken van PEPPOL, moet u zich aansluiten bij een erkend PEPPOL Access Point. Dit zijn gecertificeerde dienstverleners die de factuur in het juiste formaat omzetten en op een veilige manier bezorgen bij de ontvanger. Het systeem zorgt ervoor dat de e-factuur automatisch in het boekhoudpakket van de ontvanger wordt opgenomen en verwerkt.
Wat moet u nu doen om klaar te zijn voor 2026?
De overheid voorziet geen overgangsperiode: u moet op 1 januari 2026 in lijn zijn met de nieuwe wetgeving. Een goede voorbereiding is dus essentieel. Hier zijn de belangrijkste stappen:
- Breng uw huidige facturatieproces in kaart
Analyseer hoe u vandaag factureert. Welke onderdelen zijn al digitaal, welke moeten worden aangepast? - Kies geschikte software
Schakel over op een facturatiesysteem dat gestructureerde e-facturen kan genereren én compatibel is met PEPPOL. Uw softwareleverancier kan u begeleiden bij de juiste keuze. - Sluit u aan bij een PEPPOL Access Point
Zonder toegang tot PEPPOL kunt u geen e-facturen verzenden of ontvangen. Dit is een cruciale stap. - Voorzie opleiding voor uw medewerkers
Informeer en train medewerkers die betrokken zijn bij facturatie over de nieuwe processen en systemen. - Integreer het e-facturatiesysteem met uw boekhouding
Zorg dat het nieuwe systeem naadloos aansluit op uw boekhoudsoftware en de nodige beveiligingsmaatregelen bevat. - Test het systeem vooraf
Test uw e-facturatieproces ruim voor 2026 en verzamel feedback van uw team om kinderziektes op te vangen. - Informeer uw klanten en leveranciers
Laat hen weten dat u vanaf 2026 gestructureerd factureert en hoe zij zich hierop kunnen voorbereiden. - Houd rekening met bewaarplicht en compliance
Digitale facturen moeten net als papieren facturen bewaard worden volgens de wettelijke termijn. Voer daarom periodieke controles uit.
Belastingvoordeel voor kleine ondernemingen
Voor kleine kmo’s en zelfstandigen is er goed nieuws: in de aanslagjaren 2024 t.e.m. 2027 geldt een verhoogde aftrek van 120% op de meerkost van software-abonnementen die e-facturatie ondersteunen. Voorwaarde is dat de meerkost voor e-facturatie afzonderlijk op de factuur wordt vermeld.
Conclusie
Voor het merendeel van de Belgische ondernemingen is de overstap naar e-facturatie vanaf 2026 verplicht. Daarom is het essentieel om nu al werk te maken van een goede voorbereiding. Ben je benieuwd of jouw onderneming onder een van de uitzonderingen valt? Raadpleeg dan zeker de officiële informatie op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën voor een volledig overzicht.
Heb je bijkomende vragen of wil je advies op maat? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze Belgische advocaten – we helpen je graag verder.
