Vanaf 1 januari 2024 is het mogelijk om een BV volledig online op te richten. Het digitaal oprichten van een BV gebeurt met een digitale notariële akte. Het is dan niet meer nodig om fysiek bij de notaris te komen om de akte te ondertekenen. De passeerafspraak vindt plaats met een digitale audio-videoverbinding. Identificatie doet de notaris met een digitaal identificatiemiddel. Partijen ondertekenen de akte tot slot met een digitale handtekening. Maar hoe werkt het nu daadwerkelijk in de praktijk?
Digitale oprichting BV op basis van Europese wetgeving
De mogelijkheid om een BV online op te richten is het gevolg van Europese regelgeving. Op 27 juni 2023 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel digitaal oprichten BV (‘DOBV’) aangenomen. Hiermee voldoet Nederland eindelijk aan de Europese richtlijn die lidstaten verplichtte om uiterlijk 1 augustus 2022 digitale oprichting van ondernemingen mogelijk te maken. Volgens de toelichting wordt het opstarten en over de grenzen heen uitbreiden van bedrijven door dit wetsvoorstel eenvoudiger, sneller en tijd- en kostenefficiënter. Nederland was dus wat laat met de invoering, maar zet nu een belangrijke stap naar een moderner ondernemersklimaat.
Wat is nieuw aan digitaal oprichten van een BV?
Met het verlenen van een volmacht is er al enige ruimte om op afstand een notariële akte te passeren. Maar een compleet digitale oprichting was nog niet mogelijk. Er is immers altijd een fysieke originele akte (de zogenaamde minuutakte) die de notaris na passeren aan zijn protocol toevoegt en in de kluis bewaart.
De Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid gaf de mogelijkheid tot verlijden van een akte ten overstaan van een notaris via audiovisuele hulpmiddelen. Echter, dit was een tijdelijke crisismaatregel – uit nood geboren – en geen blijvende voorziening. Bovendien werd ook hier een fysieke originele akte getekend en bewaard in het protocol van de notaris. Dit is met de digitale oprichting BV niet het geval. De notaris bewaart vanaf 1 januari 2024 zowel een digitaal als een fysiek protocol.
Een tweede belangrijke vernieuwing is dat de digitale akte van oprichting ook in de Engelse taal kan worden opgesteld. Dit is nieuw en interessant voor internationale ondernemers. Nu dient de originele oprichtingsakte in het Nederlands te zijn opgemaakt en wordt gewerkt met een vertaling van de akte óf de aanwezigheid van een tolk voor de daarbij betrokken personen die de Nederlandse taal niet machtig zijn. Overigens kan een opvolgende statutenwijziging ook worden verleden in de Engelse taal. Deze mogelijkheid is wel beperkt tot BV’s waarbij de oprichting digitaal heeft plaatsgevonden en de statuten altijd in het Engels zijn opgesteld.
Hoe werkt het digitaal oprichten van een BV?
De digitale oprichting loopt via een centraal online platform dat beheerd wordt door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), de beroepsorganisatie van notarissen. Aan de digitale procedure en de beeldverbinding zijn strenge veiligheidseisen verbonden.
- De ondernemer is verplicht met een betrouwbaar inlogmiddel in te loggen in de digitale omgeving. Het inlogmiddel moet het betrouwbaarheidsniveau ‘hoog’ hebben uit de Europese verordening voor digitale identificatie. Momenteel zijn er maar twee inlogmiddelen die betrouwbaarheidsniveau ‘hoog’ hebben. Dat is DigiD Hoog (waarbij de chip op de ID-kaart uitgelezen moet worden) en eherkenning met veiligheidsniveau 4. Voor deze laatste moet de aanvrager flink wat checks doorlopen (dit veiligheidsniveau is bijvoorbeeld hoger dan voor het inloggen met eherkenning bij de Belastingdienst).
- Er zijn eisen aan de digitale handtekening die de ondernemer zet. Onder de akte moet een gekwalificeerde elektronische digitale handtekening komen. Dit is niet zomaar een krabbel, maar een digitale handtekening met een certificaat dat wordt uitgegeven door een officiële instantie.
- De passeerafspraak vindt plaats met een digitale audio-videoverbinding.
De toekomst van de notaris: digitaal én persoonlijk
Bij de digitale oprichting kan de fysieke weg naar de notaris bespaard worden, echter vanwege de veiligheidseisen vraagt het hele digitale oprichtingsproces vooralsnog aldus wel wat moeite van de ondernemer. Ook is het in een internationale context soms zoeken welk digitaal identificatiemiddel voldoet aan het veiligheidsniveau. Tot nu toe wijst de praktijk uit dat vaak om die reden toch voor een ‘klassieke’ oprichting wordt gekozen onder gebruikmaking van een volmacht. Vooraf wordt dan de Nederlandse concept akte (met aanwezige vertaling) via een audiovisuele verbinding doorgenomen en toegelicht. Daarna zorgt de ondernemer dan lokaal voor legalisatie en (in internationale context) apostille op de volmacht.
Is het digitaal oprichten eenvoudiger, sneller en tijd- en kostenefficiënter? Niet altijd. Bij LexQuire Notarissen volgen wij de ontwikkelingen op de voet en helpen de ondernemers graag bij zowel fysieke als digitale oprichtingen van een BV.
