Vaak begint een internationaal contract met een lijst van definities. Daarin is een beschrijving opgenomen van de begrippen die worden gehanteerd. De waarde en de reden daarvan worden in deze blog uiteengezet.
Internationale definities – een lijst met begripsomschrijvingen
De lijst van definities geeft begripsomschrijvingen. De woorden die worden omschreven, zijn veelal van groot belang of het zijn woorden die vaak worden benoemd in het contract. Vooral bij internationale contracten is het van belang, omdat contractspartijen vaak een andere cultuur en moedertaal hebben. Ook worden vaak vertalingen van de contracten gemaakt, waarbij bedoelingen ‘lost in translation’ kunnen raken. Met een lijst van definities kan dat niet zonder meer gebeuren.
Het is dan essentieel dat telkens dezelfde begrippen worden gehanteerd. Wordt een ander woord gebruikt, dan wordt niet zonder meer aangenomen dat dit woord dezelfde definitie – dezelfde beschrijving door de contractspartijen – kent. Het opnemen van een lijst van definities zorgt op die manier voor eenheid in een contract en voorkomt discussies over de betekenis van bepaalde woorden.
De lijst van definities na onderhandeling
Er zijn diverse redenen voor het opnemen van een lijst met definities in een contract. Met name dienen definities ervoor om onduidelijkheden in de toekomst te voorkomen. Partijen hebben vaak maandenlang met elkaar onderhandeld. Als daarna een schriftelijk contract tot stand komt, is het raadzaam om een lijst met definities op te nemen, zodat beide partijen er zeker van zijn dat tijdens de onderhandelingen over dezelfde zaken gesproken is.
Het voorkomt dus dat contractspartijen onbedoeld “langs elkaar heen” hebben gepraat.
Uitvoerige definities in internationale contracten
In onder meer Amerika (Verenigde Staten) en Engeland (Verenigd Koninkrijk) worden vaak contracten opgesteld die veel langer zijn dan bijvoorbeeld in Nederland. De reden daarvan is dat die lange Anglo-Amerikaans recht hanteren. Het Anglo-Amerikaanse contractenrecht bestaat niet echt; er is geen eenduidig contractenrecht. Dat heeft te maken met de “common law” insteek in tegenstelling tot de “civil law” insteek die in Nederland gehanteerd wordt.
In een common law systeem wordt het recht met name gevormd door zogenoemd “rechters recht”. Door uitspraken van rechters, wordt het recht gecreëerd. Geschreven wetten en echte wetboeken, zoals wij in Nederland kennen (bijvoorbeeld het Burgerlijk Wetboek, het Wetboek van Strafrecht, Het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, de Faillissementswet) ontbreken veelal in Anglo-Amerikaanse landen.
Het common law systeem vormt de achtergrond voor de contracten die in de Anglo-Amerikaanse landen worden opgesteld. Die zijn vaak pagina’s langer en uitgebreider dan contracten uit een civil law systeem. Dat heeft dus onder andere te maken met de bestaande wet- en regelgeving.
Nederlandse vs. Internationale contracten
In Nederland zijn veel zaken al in de wet geregeld, denk daarbij aan wat er gebeurt als iemand een de afspraken niet nakomt. De gevolgen daarvan en zaken als bijvoorbeeld schadevergoeding, zijn veelal in de wet geregeld. In common law systemen is dat vaak niet duidelijk, tenzij er al veel “rechters recht” bestaat; een uitspraak van een rechter over een specifieke vraag of situatie. Maar ook al zijn er veel gerechtelijke uitspraken over vergelijkbare gevallen, is het voor contractspartijen vaak een groot risico om geen duidelijke afspraken vast te leggen en definities te bepalen. Dit omdat het “rechters recht” tot stand is gekomen in een speciaal geval op basis van specifieke omstandigheden. Als het geval dat zich uiteindelijk in de eigen situatie voordoet toch anders is, is de remedie die door de rechter is bedacht wellicht helemaal niet van toepassing. Dat kan voorkomen worden, door duidelijke afspraken en definities vast te leggen in het internationale contract.
Definities in Amerikaanse contracten
Nederland handelt veel met internationale contractspartners, waaronder partijen uit de Verenigde Staten. De Verenigde Staten is de belangrijkste handelspartner voor Nederland, buiten de Europese Unie. Voor circa 25 miljard euro wordt er jaarlijks geëxporteerd. Deze internationale contractspartners hechten veel waarde aan herkenbare contracten en dus aan lange uitgebreide contracten. Het opnemen van een lijst van definities in een dergelijk internationaal contract is gebruikelijk. Ontbreek de lijst van definities, dan zal de contractspartner deze vaak zelf willen aanleveren.
Definities in Nederlandse contracten
In Nederland is men niet gewend om ellenlange contracten op te stellen. Dat vloeit onder andere voort uit onze cultuur en ons rechtssysteem. Ons rechtssysteem is gebaseerd op de goede trouw. De kern daarvan is dat contractspartijen eerlijk en open met elkaar communiceren en er geen verborgen agenda is. Partijen hebben in principe geen bijbedoelingen die de andere partij niet kent. Bovendien kennen onze wetten vaak oplossingen voor situaties waarin een samenwerking alsnog misloopt.
Daar komt het vertrouwen van de Nederlandse contractspartner uit voort dat zaken uiteindelijk wel loslopen. Er wordt immers geen zaken gedaan met een onbetrouwbare contractspartner. Mocht er toch op enig moment een probleem ontstaan, dan biedt de Nederlandse wet veelal een rechtvaardige oplossing. De wet hoeft niet overgenomen te worden in het contract. Kort en bondig is veelal het motto. In Nederland houden we van duidelijke contracten waarin enkel de kern van de afspraken is vastgelegd.
Ook in Nederland steeds langere contracten
Toch valt in de Nederlandse contractenwereld wel een verschuiving waar te nemen. Steeds vaker worden contracten gesloten met internationale zakenpartners. Zoals hiervoor aangegeven, zijn langere contracten dan van belang, zodat partijen dezelfde afspraken met dezelfde bedoelingen voor ogen hebben. Dat heeft onder meer te maken met het vertrouwen dat een buitenlandse contractspartij heeft in een uitgebreider contract, met meer definities en meer omschrijvingen van potentiële toekomstige scenario’s.
De internationale zakenpartners kennen immers de Nederlandse wet niet, dus willen zij in het contract kunnen vinden wat precies is afgesproken. Ook al staan deze afspraken woordelijk in de wet. Een lijst van definities is daarbij van belang, zodat beide partijen weten wat precies bedoeld wordt met woorden die veel worden gebruikt in het contract. Vaak wordt ook een langere considerans opgenomen, zodat vastligt wat de achtergrond is van de afspraken.
Vaak geldt natuurlijk ook: baat het niet, dan schaadt het niet.
De juiste definitie in internationale contracten
Een goede definitie behelst alles waar partijen aan hebben gedacht bij gebruik van het woord. Zoals al eerder geschreven, hebben partijen vaak maandenlang in hun onderhandelingen bepaalde woorden gebruikt. Zij weten dus heel goed wat een bepaald begrip voor hen precies betekent of moet inhouden. Als een contract wordt opgesteld, doen partijen er dus goed aan om dit schriftelijk vast te leggen. Zo wordt zoveel mogelijk voorkomen dat discussies ontstaan als bijvoorbeeld de persoon van de bestuurder van een onderneming wijzigt of als een duurovereenkomst na enkele jaren wordt heroverwogen.
Wel is het altijd van belang om de noodzaak van een bepaalde definitie af te wegen. Is het echt noodzakelijk om het begrip te definiëren, of blijkt dat al voldoende uit de overige context in de overeenkomst. Bijvoorbeeld omdat het begrip specifiek verwijst naar een clausule uit het contract. Let goed op dat duidelijk wordt vastgelegd welk recht van toepassing is.
Is het Amerikaanse recht van toepassing en de Amerikaanse rechter bevoegd, dan is het raadzaam om veel zaken schriftelijk vast te leggen. Is het Nederlandse recht van toepassing en de Nederlandse rechter bevoegd, dan hoeven minder onderwerpen schriftelijk vastgelegd te worden.
Definities onvermijdelijk
Het opnemen van een lijst van definities in een internationaal contract is zeer wenselijk. Vanuit de Anglo-Amerikaanse landen waait langzaamaan een wind over die leidt tot uitgebreidere contracten met meer definities. Noodzakelijk is het opnemen van definities niet altijd, maar “baat het niet, dan schaadt het niet.”
